Votre service respecte t-il les contraintes légales ?

DocSyndic a été créé justement pour répondre à ces contraintes. Tous vos envois sont effectués en lettre recommandé avec accusé de réception. Vous disposez sous forme papier ou numérique des justificatifs de dépôt et de réception. A vous bien entendu, de respecter le délai légal de 21 jours minimum avant la date de convocation (date de 1ere présentation faisant foi) et de bien convoquer tous les copropriétaires sans exception.

 

Comment faire pour devenir client ?

Pour travailler avec DocSyndic, il faut tout d'abord être un professionnel de la gestion immobilière.

Nous ouvrons des comptes exclusivement aux entreprises ayant les codes NAF suivants :

6820A, 6820B, 6831Z, 6832A et 6832B. Tout professionnel souhaitant externaliser ses envois par notre service devra nous communiquer un formulaire d'ouverture de compte, un RIB ainsi qu'un extrait Kbis afin de l'enregistrer dans nos livres et de déterminer auprès de notre assurance crédit son autorisation d'encours.

 

Comment s'effectue la facturation ?

Vous recevez chaque fin de mois une facture détaillée par dossier regroupant les différentes confirmations de commandes envoyées à chaque opération. Vous êtes prélevé le 20 du mois suivant vos commandes. Ce type de facturation vous permet de pouvoir refacturer dans la plus grande transparence vos différents clients. Lors de l'ouverture de compte, vous déterminez quelle type de facturation vous souhaitez, à savoir une facture globale mensuelle (avec répartition par opération / N° de commande), une facture par copropriété, ou deux factures (une de prestations et une d'affranchissements).

 

Est-il possible d'envoyer dans la même enveloppe une quittance et un appel de fond ?

Pour optimiser vos frais d'envois et réduire les coûts d'affranchissements, nous pouvons vous proposer le regroupement de vos envois : vous avez par exemple pour une même copropriété 3 ou 4 courriers différents à envoyer (appel de fond, quittance, relance...). Plutôt que de faire un envoi par type de document, nous pouvons regrouper dans le même enveloppe tous vos envois à destination du même destinataire et ce, sans aucun surcoût.

 

Puis je personnaliser mes courriers de convocation ou de procès verbaux ?

Vous pouvez personnaliser autant de pages que vous souhaitez par envoi. Vous devez nous envoyer deux fichiers d'impression : un avec la (ou les) lettre(s) à personnaliser (ou déjà personnalisée) et un second avec le corps de l'envoi comprenant les documents à imprimer et à joindre dans l'enveloppe (format PDF). Votre liste de destinataires est à nous envoyer dans tous les cas. La personnalisation est une option payante forfaitaire par opération, quelque soit le nombre de plis envoyés.

 

Est-il possible d'imprimer plusieurs documents dans un même envoi ?

Vous devez mettre tout vos documents dans l'ordre souhaité dans un seul fichier PDF. Nous imprimerons ce fichier d'une seule traite. Nos presses numériques permettent un système d'agrafage automatique par lot de 50 feuilles (100 pages R°/V°). Notre capacité maximum d'envoi est de 200 feuilles (400 pages) par pli.

Vous pouvez également nous envoyer plusieurs fichiers (à numéroter dans l'ordre d'assemblage) que nous pouvons concaténer pour vous.

 

Envoyez vous également du courrier des gestion, recommandé ou en lettre simple ?

Vous pouvez bien entendu nous envoyer vos opérations de relance, de quittances et d'appels de fonds que vous souhaitez acheminer en mode prioritaire, lettre verte ou écopli. Le nombre maximale de feuilles est de 3 (6 pages imprimées) en mode automatique et de 100 feuilles (200 pages imprimées) en mode manuel. Ces feuilles ne sont pas agrafées par défaut, mais vous pouvez opter pour un agrafage en option.

 

Est-il possible d'envoyer dans une même opération des lettres non recommandés et des courriers recommandés ?

Il est possible d'envoyer pour la même opération des courriers en recommandés et d'autres en lettre simple. Il faudra simplement nous fournir deux listes et/ou deux fichiers PDF distincts pour l'impression.

 

Quels sont les caractéristiques précises de vos envois ?

Nous imprimons sur des presses numériques Konica Minolta de dernière génération. Les documents sont imprimés par défaut en R°/V° (par soucis de coût) sur un papier 80 grs au format A4. Nous pouvons également imprimer en recto seul si vous le souhaitez. Le choix d'impression R° ou R°/V° est par contre le même pour toutes les pages du document. L'agrafage automatique se fait par défaut en coin, en haut à gauche. Les enveloppes utilisées varient en fonction de l'épaisseur du pli. Cela va du C4 au C4+ à soufflets.

 

Puis je suivre mes envois ?

Nous envoyons tous nos plis par La Poste et chaque envoi dispose d'un code barre (ou numéro de suivi).

Sur le site http://www.csuivi.courrier.laposte.fr/suivi, vous pouvez en temps réel suivre l'état d'avancement de vos envois. Vous disposez du code de suivi de chaque pli lors de la mise en ligne du bordereau de dépôt, soit 48h après le dépôt Poste.

 

Proposez vous la gestion des accusés de réception et des NPAI ?

En ce qui concerne les accusés de réception, nous proposons deux modes : soit vous optez pour la réception papier et vous recevrez directement du facteur les retours, soit vous préférez la gestion électronique (option payante) et nous récupérons pour vous les accusés. Nous les numérisons, les archivons et les tenons à votre disposition sur notre serveur sécurisé ou un espace vous est dédié. Pour la gestion des plis non distribués, nous pouvons également en option, vous en proposer la gestion dématérialisée.

 

Comment pouvez vous garantir le tarif le plus bas pour les affranchissements ?

C'est très simple : Notre volumétrie régulière d'envois nous permet d'avoir un contrat d'envois en nombre recommandé premium avec La Poste qui est le tarif le plus bas existant chez l'opérateur historique et unique pour les envois postaux recommandés. Vous bénéficiez du tarif d'un envoi en nombre même si votre quantité d'envois n'est pas très importante. Pour bénéficier de ce tarif, il faut atteindre 400 envois mensuels.

 

Comment faîtes vous pour être près de 50% moins cher que vos concurrents ?

La principale différence vient du fait que notre structure est beaucoup plus légère que les autres acteurs de ce type de solution en ligne. Nous sommes une entreprise à taille humaine et nous avons décidés de proposer l'offre la plus économique possible sur un créneau où les prix étaient particulièrement élevés. Nos capacités de production, quoique considérables, sont également moins importantes : nos charges plus légères nous permettent donc d'avoir des prix particulièrement agressifs.

 

Proposez vous des solutions d'envois dématérialisés de recommandés ?

Il est maintenant possible d'utiliser notre solution de CFE (coffre-fort électronique) pour vos convocations et PV d'assemblées générales. Chaque copropriétaire dispose d'un espace sécurisé qui lui est propre auquel il accède via un identifiant et un mot de passe. Vous disposez d'une preuve légale et indiscutable de la date de dépôt sur le serveur et de la notification par email au copropriétaire. Vous disposez également d'un journal d'événement infalsifiable et sécurisé qui vous permet de savoir si le fichier de convocation ou de PV a été consulté ou téléchargé. Depuis fin 2016, nous proposons à nos clients une solution de LRE (Lettre Recommandée Electronique) simple et que vous pouvez coupler à vos envois papier. Cette solution est réalisée par notre opérateur, la société Clearbus, opérateur postal digital.

 

Votre solution est-elle compatible avec les différents logiciels de gestion de syndic ?

Notre solution est simplissime et s'adapte à toutes les configurations existantes. A partir du moment où vous pouvez exporter une liste d'envois et nous procurer un fichier PDF d'impression, nous pouvons imprimer et expédier vos convocations ou vos PV. N'hésitez pas à nous contacter si vous rencontrez des problèmes pour vos exports, nous vous expliquerons comment faire...

 

Proposez vous d'autres services dédiés aux professionnels de la gestion immobilière ?

Nous proposons également la remise contre émargement en loge de vos convocations d'AG. Si vous souhaitez souscrire à cette option, il suffit de nous l'indiquer lors de votre commande et nous vous expliquerons les modalités. Nous sommes également à même de vous proposer toute une gamme de pré-imprimés de courrier de gestion ou de papeterie professionnelle (enveloppes, carterie, papier entête)

 

Nous sommes déjà engagés chez un autre prestataire. Comment faire ?

Nous ne connaissons pas les modalités de vos engagements, cependant, nous sommes convaincus que notre tarification d'impression et d'envoi est deux à trois fois moins chers que celle qui vous est proposée. A vous de calculer vos volumétries est de voir s'il est plus intéressant, même en ayant payé un abonnement ailleurs, d'envoyer vos convocations et pv via notre service. Cette probabilité reste dans tous les cas très forte. Rien ne vous empêche également de continuer de profiter de services que nous proposons pas encore et de nous utiliser pour la partie impression et expédition.

 

Comment sont stockées et sécurisées les preuves d'envoi et accusés de réception ?

Notre partenaire, NetExplorer, réalise pour notre compte ces prestations. Il propose une offre totalement sécurisée et complète :

Vos données sont hébergées en France, dans 2 Datacenters situés en région parisienne.

- Chaque plateforme est architecturée en Cloud privé

- L’intégrité de vos données est vérifiée à chaque nouveau dépôt

- Chaque jour, vos données sont sauvegardées dans un second Datacenter

- Vous pouvez récupérer un fichier ou une plateforme complète jusqu’à 30 jours après sa suppression

- Avant chaque montée de version, NetExplorer subit plus de 5000 tests unitaires

 

Bénéficiez vous d'une norme ou d'une certification particulière dans la domaine de la sécurité ?

Le service de stockage et de partage que nous proposons bénéficie du PCI DSS. C'est un standard de sécurité des données mis en place pour les industries manipulant des informations bancaires afin d’assurer la protection des données et éviter la fuite d’informations.

Appliquée à vos données, la certification PCI DSS de votre plateforme NetExplorer vous permet de :

- disposer d’un niveau de sécurité équivalent au domaine bancaire

- bénéficier de mesures concrètes pour la protection de vos données

- attester de la sécurité du stockage des données auprès de vos clients grâce à une norme reconnue internationalement

Dans le cadre de la certification PCI DSS, l’application NetExplorer a passé avec succès les 54 000 tests d’intrusion effectués par l’application Nessus. Ces audits de sécurité externes sont renouvelés annuellement.

 

Bénéficiez vous d'une assurance particulière en cas d'erreur de production ?

L'activité de syndic est assez réglementée et nécessite que les prestations d'impressions et de routage soient effectuées dans le cadre légal le plus stricte. Toute erreur ou manquement peut donc avoir des conséquences financières importantes (report d'une AG pour vice de forme, poursuites...) Même si DocSyndic s'engage à réaliser ses prestations en mettant tout en oeuvre pour atteindre le zéro défaut, il nous a paru indispensable d'avoir une assurance professionnelle spécifique qui nous couvre ainsi que nos clients dans le cas éventuel d'une erreur humaine sur un envoi. Vous pouvez donc être totalement rassuré, dans tous les cas, nous pourrons faire face à toutes les conséquences.